Vari tipi di documenti, in alcuni casi, compongono il
vero patrimonio aziendale e la loro gestione diventa di
vitale importanza.
La soluzione ideale è la gestione elettronica di
questi grossi archivi: PROD.EL.CO. propone
GesimGED,
la piattaforma software aperta e integrabile al passo
con tutte le esigenze del mercato completo di tutti i
requisiti fondamentali richiesti quali: INTERNET
- INTRANET ETERNET ecc.
L’utilizzo di periferiche sofisticate, le necessarie
garanzie di security, l’elevata modularità
delle soluzioni applicative proposte e la possibilità
di integrazione di tali prodotti nel tessuto informatico
dell’azienda, consentono di realizzare sistemi estremamente
flessibili, in grado di crescere nel tempo e di adeguarsi
alle mutevoli necessità organizzative.
E' una piattaforma software per l'archiviazione elettronica
dei documenti e delle immagini di qualsiasi formato.
Grazie alla sua struttura modulare, è in grado
di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza integrandosi
perfettamente in strutture pre-esistenti. Gesimged,
realizzato in ambiente Windows, ne sfrutta tutte le potenzialità,
garantendo lo scambio e la consultazione contemporanea
delle informazioni tra workstation connesse.
La ricerca dei documenti è il primo obiettivo di
un sistema di archiviazione: Gesimged
utilizza SQL come data-base, in modalità
client/server, per garantire le migliori performance di
ricerca, consultazione e stampa. Gesimged,
interfacciando hardware di qualsiasi tipo, è stato
strutturato sia per l'utilizzo in piccoli ambienti con
basse produzioni sia per utilizzo in multiutenza anche
con multilavorazioni.
Le
applicazioni:
documenti fino f.to A3
documenti di Office
protocollo ingresso - uscita
ricette mediche
prepagati
spool di stampa
documenti amministrativi
fax
modulistica precompilata
polizze/contratti
cassa /distinte di versamento
Hardware
interfacciati: qualsiasi marca e modello
di scanner off line / on line
di avere GesimGED
LA PIATTAFORMA SOFTWARE PER ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
DEI DOCUMENTI e DELLE IMMAGINI
Disporre di informazioni
aggiornate e condivisibili da più utenti:
rendendo più semplice la gestione, l’inserimento,
la distribuzione, la ricerca e la consultazione dei documenti.
Efficienza
dell’archiviazione:
all’introduzione di un sistema G.E.D.(Gestione Elettronica
Documentale) si associa anche un processo
di razionalizzazione dell’archivio. L’inserimento
delle chiavi di ricerca da parte degli uffici di competenza
rende la consultazione autonoma da persone o da logiche
di archiviazione non standard o non del tutto intelligibili.
Eliminazione
delle copie in cartaceo di ogni documento:
essendo le informazioni a disposizione degli utenti abilitati
non è necessario fotocopiare i documenti, ottendendo
così una riduzione dei costi nella gestione del
documento.
Sicurezza
dei documenti: nel caso di smarrimento
o eliminazione di un documento fisico Gesimged consente
sempre di recuperarne una copia elettronica. Si previene
inoltre il rischio di incendio e la conseguente perdita
dei documenti archiviati.
Riduzione
degli spazi fisici dedicati ad archivio in ufficio:
i documenti privi di valore fiscale o legale potranno
essere collocati in locali a basso costo poiché
la necessità di consultare il documento o di riprodurlo
viene soddisfatta da Gesimged.
Recupero
di tempo e risorse: con Gesimged non è
più necessario perdere tempo nel fotocopiare ogni
singolo documento, archiviarli negli appositi contenitori
etc.; si eliminano i costi nascosti necessari per il reperimento
e la gestione delle informazioni, riducendo i costi imputabili
al materiale di cancelleria necessario per l’archiviazione
dei documenti in formato cartaceo, etc.
Innovazione
tecnologica indotta: l’inserimento
di un sistema G.E.D.
implica un’evoluzione del sistema informativo aziendale
da una architettura centrale ad una client/server.
ACQUISIZIONE
E' previsto l’uso di diversi tipi di scanner con
modalita' di acquisizione sia manuale che automatica a
diverse risoluzioni. L’operazione di acquisizione
via scanner da origine ad uno o più files che vengono
resi disponibili per la classificazione. E’ possibile
specificare la modalità di acquisizione ai fini
della classificazione dei documenti (immediata o differita).
INDICIZZAZIONE
L’attività di indicizzazione e' necessaria
al fine di associare degli attributi identificativi
ai documenti acquisiti da scanner. Gesimged mette a
disposizione diverse modalita' di indicizzazione : "manuale
con imputazione dati da tastiera; "automatica"
con l’utilizzo di dati gestiti dalle procedure
amministrative a cui il sistema di acquisizione è
associato; "automatica" tramite l’utilizzo
dell’apposito modulo opzionale di OCR per il riconoscimento
ottico dei caratteri.
CONSULTAZIONE
Il modulo prevede la possibilita' di ricercare con diverse
modalita' un documento (diverse chiavi di ricerca definite)
e visualizzarlo con risoluzioni e dimensioni diverse.
Questa fase prevede di una maschera di estrazione/introduzione
dati, dove l’operatore puo' indicare gli estremi
dei documento da visualizzare. Una volta imputati le
chiavi di ricerca, il risultato e' visualizzabile tramite
una lista selezionabile dei documenti identificati (pick
list) oppure attraverso la visualizzazione sequenziale
dei doc. estratti. Le immagini ricercate possono essere
ingrandite, manipolate e ruotate e stampate. Gesimged
consente di gestire l’archiviazione e la ricerca
dei documenti su supporti magnetico-ottici on line o
off line.
STORICO
Tutti i documenti acquisiti possono essere memorizzati
su cdrom; i cdrom generati possono essere consultati
direttamente interrogando gli indici presenti nel supporto
o in alternativa è possibile avere gli indici
sul data base e una volta selezionato il documento da
visualizzare il sistema indica all’utente su quale
cd è archiviata l’immagine; con Gesim ged
è possibile la gestione di Juke box.
SECURITY
Gesimged e' dotato di un sistema di security per il
controllo di accesso ai documenti e alle funzioni del
programma da parte degli utenti abilitati in base ai
diritti espressamente concessi dall’amministratore
del sistema al singolo utente o a gruppi di utenti.
